In deze rubriek beantwoordt RvIG een vraag van een gemeente. Deze keer komt de vraag van Ilse Theunisse van de gemeente ’s-Hertogenbosch. Laura Klooker is Relatiebeheerder bij RvIG en zij beantwoordt de vraag van Ilse.
Ilse Theunisse
'Ik werk nu sinds 17 jaar bij de gemeente ’s-Hertogenbosch op de afdeling Publieke Dienstverlening. Ik ben begonnen aan de balie. Na 3 jaar ben ik gevraagd op de afdeling Burgerlijke Stand en Vreemdelingenzaken en nu ben ik ook BRP-specialist.
Het leuke aan het werken op Publieke Dienstverlening is de dynamiek van het vakgebied. Nooit is een dag hetzelfde en de casussen worden met de dag interessanter. Ik zit in de landelijke 100.000+ BRP-kwaliteitskring en in het kwaliteitsoverleg BRP, waarin ook vertegenwoordigers van RvIG zitten. Ik vind het erg fijn dat mijn vraag wordt opgepakt, omdat het ook belangrijk is voor de afnemers dat een emigratieadres goed geregistreerd wordt!'
Laura Klooker
'Ik werk sinds 3,5 jaar als Senior relatiebeheerder bij RvIG. Samen met 3 collega’s heb ik als klantgroep de gemeenten in portefeuille en dat is uitdagend. Ik ontmoet veel gedreven mensen met passie voor hun vak. Dat werkt aanstekelijk.
Als relatiebeheerder bij RvIG heb je een divers takenpakket en is geen enkele dag hetzelfde. De ene dag zit ik bij de klant om de mogelijkheden voor een aansluiting op de BRP te bespreken. De andere dag ontdekken we kwaliteitsfouten die hersteld moeten worden en denk ik mee over hoe we dat gaan aanpakken. Daarnaast probeer ik zo veel mogelijk naar gemeenten te gaan of naar bijeenkomsten waar gemeenten samenkomen, zoals het kwaliteitsoverleg van de 100.000+ gemeenten. Hierdoor pak je snel signalen op uit de uitvoeringspraktijk die je kunt vertalen naar verbetering van onze dienstverlening en aanpassing van beleid- en wetgeving. Kunst daarbij is om na te gaan of het geluid van de ene gemeente ook gedeeld wordt door de andere. Daarnaast vind ik het belangrijk dat we samenwerken met gemeenten. Zij hebben het eerste contact met hun inwoners en moeten in staat zijn die taak goed te vervullen. Ik vind het belangrijk om hen daarin te ondersteunen waar mogelijk.'
Wat moet ik invullen bij de 3 regels voor emigratieadressen?
Het is voor mij en mijn collega’s niet altijd duidelijk wat er nu precies in het geval van een emigratie moet worden opgenomen bij het vertrekadres naar het buitenland. Er zijn 3 adresregels (element 13.30, 13.40 en 13.50) die gevuld moeten worden. Het is vaak lastig om een adres dat opgegeven wordt, in deze 3 regels om te vormen. Het is bekend dat afnemers vreemde adressen signaleren. En verder: is het wel handig om bij emigratie de Nederlandse schrijfwijze te hanteren, dit zou toch beter gewoon de buitenlandse schrijfwijze kunnen zijn?
Logisch ontwerp
Dag Ilse,
Je stelde deze vraag in het 100.000+ gemeenten-kwaliteitsoverleg waar ik vaak aanschuif als relatiebeheerder. Ik heb je vraag vervolgens besproken met mijn collega’s en dit is ons antwoord.
Voor de beantwoording van je vraag hebben we eerst in het Logisch Ontwerp van de GBA-V (GBA-Verstrekkingsvoorziening) gekeken. In groep 13 Emigratie worden gegevens over het land, de datum en het adres van vertrek opgenomen. Om het adres aan te duiden zijn 3 regels beschikbaar. Als een adres opgenomen wordt, is element 13.40 verplicht. Wordt element 13.50 opgenomen, dan moet ook element 13.30 opgenomen worden. Element 13.30 mag zonder element 13.50 voorkomen. Als er geen emigratieadres bekend is, vul je niets in op de 3 adresregels. In onderstaande schema's zijn alle mogelijkheden samengevat. Als in het schema een hokje niet ingevuld is, betekent dit dat je het gegeven daadwerkelijk leeg moet laten.
| Geen gegevens bekend | Alleen land bekend | Alleen land en plaats bekend | Gegevens bekend | |
|---|---|---|---|---|
| 13.10 (land) | Code 0000 | Landcode | Landcode | Landcode |
| 13.20 (datum vertrek) | Invullen | Invullen | Invullen | Invullen |
| 13.30 (adres buitenland) | Invullen | |||
| 13.40 (adres buitenland) | Invullen | Invullen | ||
| 13.50 (adres buitenland) | optioneel |
| Caribisch deel van het Koninkrijk, adres onbekend | Caribisch deel van het Koninkrijk, adres bekend | |
|---|---|---|
| 13.10 (land) | Landcode | Landcode |
| 13.20 (datum vertrek) | invullen | invullen |
| 13.30 (adres buitenland) | invullen | |
| 13.40 (adres buitenland) | invullen | |
| 13.50 (adres buitenland) |
Het is toegestaan om geen buitenlands adres op te nemen. Maar dat is natuurlijk alleen bedoeld voor de situatie dat er echt geen adres bekend is. Als iemand zijn emigratie bij de gemeente komt melden is het belangrijk dat de gemeente met het oog op bijvoorbeeld pensioen- en AOW-rechten, moeite doet om het correcte adres in het buitenland te achterhalen. De pensioenfondsen hebben soms grote moeite om personen in het buitenland terug te vinden die in Nederland aanspraak maken op een pensioenuitkering.
Praktijk
Maar nu heb je nog geen antwoord op je vraag. Want hoe moet je die 3 adresregels nou invullen? In Frankrijk moet het huisnummer bijvoorbeeld vóór de straatnaam en niet erachter. Ook zijn in veel landen de postcodes een stuk belangrijker dan de straatnaam omdat deze minder foutgevoelig zijn. Wij adviseren daarom om altijd de buitenlandse schrijfwijze van het adres te hanteren. Als je twijfelt over de correcte schrijfwijze van een buitenlands adres, kun je de site van de Universal Postal Union raadplegen. Daar vind je voor elk land van de wereld de schrijfwijze van het adres.
Voorbeelden
Hieronder vind je een paar voorbeelden van exotische adressen en hoe je deze ombuigt naar 3 adresregels.
| Adres in India | Adres in China | Adres in Polen | Adres op Curaçao | |
|---|---|---|---|---|
| 13.30 | E-230, Sector 9 | Wah Fai Mansion, 3\F, Flat B | ul. Asfaltowa 2 | Roodeweg 188 |
| 13.40 | New Vijay Nagar | 38-40 Granville Rd | 05–470 Rudzienko | Willemstad |
| 13.50 | Ghaziabad 201001 | Tsim Sha Tsui, Hongkong |
'De bedoeling van de registratie van emigratieadressen is dat er een bruikbaar buitenlands adres komt te staan'.
Natuurlijk kwam jij met nog een super-moeilijk adres uit de Filipijnen waarmee we er met de site van Universal Postal Union en Google niet goed uitkwamen. In die gevallen raden wij aan om de burger zelf te vragen hoe het zit, voor zover je dat nog niet had gedaan. Mocht dat ook geen soelaas bieden dan rest je niets anders dan naar beste inzicht het adres te construeren. Bedenk daarbij dat de bedoeling van de registratie van emigratieadressen is dat er een bruikbaar buitenlands adres komt te staan. En dus niet ‘backpacken in Australië’ of ‘gevangenis in Argentinië’ of ‘onbekend onbekend onbekend’ of het adres vernederlandsen. (Dit zijn echte voorbeelden van retourpost van afnemers, die de emigratieadressen gebruiken voor het versturen van post.) Als er echt geen emigratieadres bekend is, moet er niets ingevuld worden in de 3 adresregels.
In de nieuwe Handleiding Uitvoeringsprocedures hebben we naar aanleiding van je vraag dit onderdeel meteen verduidelijkt, dus dank voor het stellen van de vraag!
Stel ons uw vraag
Heeft u een vraag voor RvIG? Stel uw vraag aan het Contactcentrum van RvIG: info@rvig.nl of 088 900 1000
