In deze rubriek beantwoordt de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) een vraag van een gemeente. Deze keer komt de vraag van Pieter Doomen, van de gemeente Amsterdam (foto boven). Evert Jan Twigt is relatiebeheerder bij RvIG; hij beantwoordt de vraag van Pieter.

Pieter Doomen, gemeente Amsterdam

Ik werk sinds 3 jaar bij de Gemeente Amsterdam als teamleider. De eerste 2 jaar was ik met 4 collega teamleiders werkzaam op een van de 7 stadsloketten die Amsterdam rijk is. In augustus 2017 heb ik de switch gemaakt naar Gegevensverstrekking en -verificatie. Het team bestaat uit 30 medewerkers die zich bezighouden met het verwerken van online aanvragen van de burger. Het is een afdeling die een steeds belangrijkere rol gaat spelen binnen de dienstverlening van Amsterdam doordat je een duidelijke verschuiving ziet van fysieke aanvragen aan de balie naar online aanvragen.

Mijn functie biedt mij de kans om aan het begin van elk nieuw online product mee te denken over de implementatie ervan. De diversiteit aan collega’s met wie ik samenwerk, houdt mij scherp. In de toekomst verwacht ik een nog verdere verschuiving richting online dienstverlening. De afgelopen 2 jaar zien we in Amsterdam een jaarlijkse groei van 20%. Het is mooi om daar een bijdrage aan te mogen leveren met de medewerkers die ik om me heen heb.

Evert Jan Twigt – Relatiebeheerder bij RvIG

Ik werk als relatiebeheerder gemeenten en afnemers bij RvIG. 45 jaar geleden ben ik gestart bij de gemeente Krimpen aan den IJssel en na een aantal stappen ben ik in 2000 begonnen bij het toenmalige Agentschap BPR.

Als relatiebeheerder besteed ik veel tijd aan het adviseren en voorlichten. Je bent de voelspriet van RvIG naar de dagelijkse praktijk op lokaal niveau. Je haalt informatie van buiten naar binnen en andersom. Betrouwbaarheid en deskundigheid staan dan ook voorop in de dienstverlening.

Elke dag is één grote uitdaging! Dat maakt het dat ik nog elke dag weer met veel plezier naar mijn werk ga. En wat je met plezier doet, geeft je energie!

Kan het verzenden van protocolleringsoverzichten worden gedigitaliseerd?

Op dit moment ontvangen we de protocollijsten vanuit RvIG per post. Eerder kregen we de gegevens op cd en via FTP. Dit leverde echter problemen op met uitlezen. Is er een mogelijkheid om de aanvragen digitaal te versturen en de protocollijsten beveiligd digitaal te ontvangen, waardoor het proces versneld kan worden? Is RvIG hiermee bezig?

Dag Pieter,

Bedankt voor je vraag. Deze vraag krijgen we wel vaker vanuit gemeenten. Ik heb je vraag besproken met mijn collega’s en hieronder lees je onze reactie. Dit knelpunt leeft niet alleen bij de gemeente Amsterdam. Je geeft ons hiermee dan ook de gelegenheid iets te vertellen over de verbeteringen die wij gaan doorvoeren in en rondom het protocolleringsoverzicht en waar we momenteel al hard aan werken.

Aanleiding

Vanuit gemeenten en gegevensbeheer RvIG wordt gesignaleerd dat er het nodige te verbeteren valt aan de vorm, inhoud en het proces van samenstellen van het protocolleringsoverzicht. Dat en de komst van de AVG leidt ertoe dat stapsgewijs wordt toegewerkt naar de uiteindelijk gewenste situatie. 

Evert Jan Twigt, relatiebeheerder bij RvIG
Foto links: Evert Jan Twigt, relatiebeheerder bij RvIG

Welke problemen zijn we tegengekomen?

Het huidige protocolleringsoverzicht van verstrekkingen uit GBA-V voldoet niet aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wat betreft beknoptheid of begrijpelijkheid en is zonder uitleg niet helder voor de burger. Het overzicht betreft verstrekkingen vanaf 2011, waardoor het meer dan 150 pagina’s kan beslaan. 

Uit een onderzoek is gebleken dat ook medewerkers van gemeenten het overzicht niet altijd even duidelijk vinden. Daarom vinden ze het lastig om vragen van burgers hierover te beantwoorden. Ook is gebleken dat medewerkers soms het protocolleringsoverzicht van RvIG zelf nog aanpassen. Er worden (onterecht) verstrekkingen aan politie en justitie uitgehaald omdat medewerkers denken dat de burger deze niet mag zien. Dit is niet het geval!

Ook het proces van aanvragen, samenstellen en verstrekken van het protocolleringsoverzicht  GBA-V valt te verbeteren en te digitaliseren. Gemeenten moeten het overzicht nu schriftelijk aanvragen en afhankelijk van het aantal pagina’s wordt het protocolleringsoverzicht geprint of versleuteld op cd-rom gezet en daarna per post naar de betreffende gemeente gestuurd. Bij een aantal gemeenten lukt het niet goed om het bestand te ontsleutelen. En ten slotte worden de protocolleringsgegevens van de RNI niet in het overzicht opgenomen.

Waar willen we uiteindelijk naartoe?

In de ideale situatie willen we dat de burger zelf via een centraal punt (bijvoorbeeld Mijn Overheid)  het protocolleringsoverzicht kan opvragen. Hierbij worden dan alle protocolleringsgegevens in één (digitaal) overzicht verzameld en aan de burger verstrekt. Maar daar moet wel het één en ander voor gebeuren, waaronder een wetswijziging, aanpassing van MijnOverheid en dan moeten alle gemeentelijke systemen aangepast worden.

Waar zijn we op dit moment mee bezig?

Deze ideale situatie kunnen we niet in 1 keer bereiken maar doen we in een aantal stappen. Als eerste stap voeren we de volgende verbeteringen door:

1. Verbeteren van de vorm en inhoud van het protocolleringsoverzicht GBA-V

Het protocolleringsoverzicht nieuwe stijl bestaat straks uit de volgende delen:

  • een overzicht van de organisaties die gegevens hebben gekregen. Hierin staat ook een toelichting op de grondslag van de verstrekking;
  • meer gedetailleerde informatie over de verstrekking van gegevens aan deze organisaties: op datum, verstrekkingswijze en gegevensgroep;
  • een toelichting op de GBA-V, de verstrekking van gegevens uit de GBA-V en de gegevens in de GBA-V.

2. Verbetering en digitalisering van het proces

Het aanvraag- en verstrekkingsproces wordt gedigitaliseerd. Dat gebeurt via de Kwaliteitsmonitor. De gemeente kan hiervoor een aanvraag doen bij RvIG en krijgt het protocolleringsoverzicht in pdf-formaat verstrekt.

3. Samenwerking met gemeenten

Uiteraard gaat de nieuwe werkwijze gepaard met een goede voorlichting aan gemeenten. In de Handleiding Uitvoeringsprocedures (HUP) en op onze website nemen we hierover informatie op. Ook gaan we gemeenten betrekken bij het reviewtraject, het testtraject en de pilot die we gaan uitvoeren.

Tijdspad

De brandende vraag is natuurlijk: wanneer kan dit gereed zijn? Het voorwerk is voor een groot gedeelte gedaan, waaronder het opstellen van toelichtingen, de opzet van de nieuwe lay-out, het architectuurontwerp, enzovoort. Vanaf nu gaan we gemeenten steeds meer betrekken bij het review- en testtraject. Daarnaast wordt gebouwd aan de applicatie die het protocolleringsoverzicht moet maken. Dit is waarschijnlijk medio 2019 klaar. Hierna volgt het testtraject in het 3e kwartaal van 2019, en hopen we in het 4de kwartaal 2019 een pilot te kunnen uitvoeren. Daarmee kan in het eerste kwartaal 2020 de ingebruikname ervan starten.

Terugkomend op de vraag van Pieter, wordt het dus inderdaad mogelijk om het gehele proces te versnellen door de protocollijsten digitaal aan te vragen en deze beveiligd te verstrekken.

We verwachten dat we hiermee aan de vraag vanuit gemeenten zullen voldoen.