Op 24 oktober 2018 is de nieuwe Terugmeldvoorziening (TMV 2.0) in productie gegaan. Dit betekent dat terugmelden op de BRP (Basisregistratie Personen) verandert, voor zowel afnemers als bijhouders. Met de nieuwe TMV kunnen afnemers van de BRP extra informatie met hun terugmelding meesturen aan bijhouders van de BRP. De afnemers moeten dan wel zijn aangesloten op de Digimeldingvoorziening van Logius.

Flinke stap vooruit

Claudia Verouden, specialist BRP bij de gemeente Westland, was als tester betrokken bij het ontwikkeltraject van de nieuwe TMV.  ‘De nieuwe Terugmeldvoorziening is een flinke stap vooruit. Afnemers hebben nu de mogelijkheid hun terugmeldingen beter te omschrijven. Er is meer ruimte voor uitleg en ze kunnen ook extra informatie zoals bijlagen of contactgegevens meesturen. Als er onvoldoende informatie is vermeld, dan kan de bijhoudende gemeente nu makkelijker contact opnemen met de betreffende afnemer voor meer informatie.’

TMV 2.0-gebruikersinterface

De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) zet de oude TMV (‘versie 1.0’) in de loop van 2019 uit. Tot dat moment blijft de berichtenstroom voor het doen van terugmeldingen ongewijzigd, maar kunnen bijhouders terugmeldingen met extra informatie inzien in de TMV 2.0-gebruikersinterface. Productowner Liesbeth van der Feen (links op de foto) legt uit: ‘Dit is een portaal voor gemeenten in de rol van bijhouder van de BRP, waarmee zij terugmeldingen kunnen ontvangen. Om informatie-inconsistentie te voorkomen, blijven gemeenten hun terugmeldingen echter ontvangen en verwerken op de oude manier. Pas nadat de oude TMV uit is gezet, is de TMV 2.0-gebruikersinterface met volledige functionaliteit beschikbaar. Vanaf dat moment kunnen medewerkers van gemeenten ook via dit portaal doorgeven aan een afnemer wat ze met hun terugmelding hebben gedaan. Hiervoor is het wel belangrijk dat afnemers tijdig aansluiten op de Digimeldingvoorziening van Logius, want alleen dan is het mogelijk om extra informatie met een terugmelding mee te geven.’

Claudia Verouden, gemeente Westland: ‘Doordat RvIG een aantal gemeenten mee heeft laten denken en kijken, krijg je echt iets wat voldoet aan de wensen van de gebruikers!’

Testen samen met gemeenten

RvIG heeft de TMV 2.0-gebruikersinterface ontwikkeld en getest in samenspraak met enkele gemeenten. De gemeente Westland was hier één van. Verouden is enthousiast over haar testervaring: ‘Met meerdere gemeenten hebben wij in augustus de nieuwe Terugmeldvoorziening getest en ideeën voor verbeteringen aangedragen. Mede op basis hiervan is de voorziening de afgelopen maanden nog verder doorontwikkeld tot wat het nu is. Doordat RvIG een aantal gemeenten mee heeft laten denken en kijken, krijg je echt iets wat voldoet aan de wensen van de gebruikers!’

Verouden is positief over het voorlopige eindresultaat. ‘Het is overzichtelijk opgebouwd en zeer makkelijk in gebruik. Het zal in het begin wel even wennen zijn dat de meldingen voorlopig niet direct in de burgerzakenapplicatie te zien zullen zijn, maar door middel van het inloggen op de gebruiksinterface. Maar zodra de leveranciers van de burgerzakenapplicaties hiervoor iets ontwikkeld hebben, kan ervoor gekozen worden om de terugmeldingen weer op de gebruikelijk manier aangeleverd te krijgen. Ik zie vooral de voordelen ervan in mijn werk. Met alle extra faciliteiten in de nieuwe Terugmeldvoorziening hebben wij straks meer informatie tot onze beschikking om de kwaliteit in de BRP op orde te houden.’ Inmiddels hebben alle gemeenten een brief van RvIG gekregen met instructies hoe zij een account kunnen aanvragen voor de TMV 2.0-gebruikersinterface.

Luisteren naar gebruikers

De reactie van Verouden illustreert volgens Dan Korving, projectleider TMV 2.0 (rechts op de foto) de aanpak van het project: zoveel mogelijk luisteren naar de wensen van de gebruikers van de voorziening. Maar ook binnen de gegeven kaders en scope blijven. ‘En dat’, vertelt Korving, ‘is soms een hele uitdaging geweest. Alles bij elkaar opgeteld heeft dit project zo’n 1000 verschillende organisaties als stakeholders. Denk hierbij aan bijna 600 afnemers van de BRP en alle 380 Nederlandse gemeenten in zowel de rol van afnemer als bijhouder van de BRP. Al sinds de eerste TMV-release in 2007 vroegen deze gebruikers om betere functionaliteiten voor de oude TMV.’

Het project TMV 2.0 kende, los van de wensen van afnemers en bijhouders, inderdaad al een eerdere fase. In 2015 is besloten het project voorlopig stil te zetten en eerst een omgevingsanalyse uit te voeren. Korving vervolgt: ‘De uitkomst van deze analyse vormde de basis voor de nieuwe strategie, waarmee het project eind 2016 onder mijn leiding zou doorstarten. In de strategiebepaling hebben we toen onder meer besloten dat het project nu vooral een sterke externe focus moest krijgen.’

In de periode vanaf eind 2016 werden eerst gebruikerswensen opgehaald. Deze waren sinds 2007 niet gewijzigd. Verder werd het productbacklog opnieuw geordend en geprioriteerd, de ontwikkelstrategie en –wijze van de software bepaald en werd onderzoek gedaan naar de haalbaarheid van de verschillende scenario’s. Daarin moesten enkele belangrijke, maar zorgvuldige keuzes gemaakt worden. In december 2017 heeft het Gebruikersoverleg BRP uiteindelijk ingestemd met een implementatietermijn van 1 jaar.

Van Stralen, Belastingdienst: ‘Er zijn nu korte en rechtstreekse lijnen tussen de verschillende specialisten bij de Belastingdienst, Logius en RvIG. Iedereen weet zo wat er speelt.’

Digimeldingvoorziening

Om te kunnen terugmelden op de BRP, moeten afnemers nu aansluiten op de Digimeldingvoorziening. Het zwaartepunt van het project lag in het vierde kwartaal van 2018  vooral op het realiseren van die doelstelling. Hiervoor werkt het project intensief samen met Logius, beheerder van de Digimeldingvoorziening. Korving licht deze samenwerking verder toe: ‘We hebben de keuze gemaakt een top 30 van afnemers samen te stellen. Dit zijn de 30 afnemers van de BRP die in 2017 de meeste terugmeldingen deden en samen goed waren voor zo’n 90% van het totaal aantal terugmeldingen.’

Nummer 1 in de top 30, met 7821 terugmeldingen in 2017, is de Belastingdienst. Sinds de tweede helft van 2018 zijn medewerkers van hun ICT-afdeling, in Apeldoorn, hard aan het werk om de technische koppeling met de Digimeldingvoorziening te verzorgen. Dit betekent voor de Belastingdienst ook ervoor zorgen dat de koppeling doorwerkt in hun bestaande systemen  en dat is een grote klus. Zo is Rinie van Stralen, accountmanager bij het cluster Gegevens en klantregistratie erg tevreden over de projectaanpak. ‘Het project heeft continu contact gezocht met afnemers door bij ze op bezoek te gaan of in verschillende overleggen zoals de werkgroep Kwaliteit, sectoroverleggen of het gebruikersoverleg van de BRP, presentaties te geven. Dit is wat mij betreft randvoorwaardelijk om een project zoals dit te laten slagen.’

De Belastingdienst is niet alleen de grootste terugmelder, maar beschikt ook over een grote en complexe IT-architectuur.  Daarom heeft RvIG samen met Logius een grote startbijeenkomst in Apeldoorn georganiseerd. Van Stralen vervolgt: ‘RvIG heeft deze bijeenkomst eerst met ons in kleiner comité voorbesproken. Bij de Belastingdienst is dit persoonlijke contact als zeer prettig ervaren. Als gevolg van deze bijeenkomst zijn er nu korte en rechtstreekse lijnen tussen de verschillende specialisten bij de Belastingdienst, Logius en RvIG. Iedereen weet zo wat er speelt. Bij onduidelijkheden zoeken we elkaar direct op.’

Samen werken aan een kwalitatief betere BRP, dat is wat Korving betreft nu de nieuwe boodschap voor terugmelden op de BRP. ‘De nieuwe voorziening legt veel meer de nadruk op de kwalitatieve aspecten van terugmelden. Het zijn uiteindelijk de afnemers en bijhouders van de BRP voor wie we dit doen. Het is hun terugmeldvoorziening en samen werken we daarmee allemaal aan één gezamenlijk doel: het verhogen van de kwaliteit van de BRP’.