Een burger aanslaan voor gemeentebelastingen, terwijl deze inmiddels verhuisd is naar een andere gemeente. In de GBA-V staat een burger geregistreerd als geëmigreerd, maar bij de gemeente als overleden. De Sociale Verzekeringsbank beschikt niet over de juiste BAG-gegevens, maar de gemeente heeft deze gegevens toch echt toegevoegd. En waarom blijft een pensioenfonds iemand met de oude naam aanschrijven, terwijl de naam toch echt gewijzigd is?

Deze situaties ontstaan als de gegevens in de GBA-V niet hetzelfde (synchroon) zijn als de gegevens die de gemeente heeft. In dit artikel wordt uitgelegd wat synchroniciteit van de GBA-V is. En wat we doen om dit te verbeteren.

Wat wordt bedoeld met de synchroniciteit van de GBA-V?

De GBA-V verstrekt systematisch gegevens aan afnemers als ze deze gegevens nodig hebben bij het uitvoeren van hun taak. GBA-V bevat een kopie van alle persoonslijsten die door gemeenten en in de RNI worden bijgehouden. Het is belangrijk voor afnemers en burgers dat de GBA-V op elk willekeurig moment een exacte kopie bevat van alle persoonslijsten die de gemeenten en de RNI bijhouden.

Om dit proces goed te laten verlopen moet van elke wijziging op een persoonslijst een synchronisatiebericht naar de GBA-V gestuurd worden. De mate waarin de persoonsgegevens in de GBA-V gelijk zijn aan die van gemeenten in de GBA-systemen en de RNI wordt de synchroniciteit van de GBA-V genoemd.

Wat is een 'aangehaakte' persoonslijst?

Er zijn persoonslijsten waarbij er twijfel bestaat bij gemeenten of ze deel uitmaken van de GBA/BRP. Dit zijn persoonslijsten die zijn opgeschort rond het omslagmoment van persoonskaart naar persoonslijst op 1 oktober 1994. De persoonslijsten die toen zijn bewaard terwijl ze formeel niet behoorden tot het GBA-bestand, worden aangehaakte persoonslijsten genoemd.

Hoe wordt de synchroniciteit van de GBA-V verbeterd?

Er is een plan gemaakt om de synchroniciteit van de GBA-V structureel te verbeteren. Daarbij is ook de medewerking van de gemeenten nodig. Dit plan bestaat uit drie actielijnen.

1. Het oplossen van de bekende oorzaken van de problemen

Er zijn verschillende oorzaken waarom de GBA-V niet synchroon is. Vaak komt het doordat de gemeente geen synchronisatiebericht heeft gestuurd van een actie die is uitgevoerd. RvIG gaat gemeenten en hun leveranciers informeren over deze oorzaken. Gemeenten kunnen in het eerste kwartaal van 2019 bericht hierover ontvangen.

2. Het aanpakken van de problemen rondom aangehaakte persoonslijsten

Soms bestaat er twijfel of een persoonslijst een aangehaakte of een ‘normale’ GBA-persoonslijst is (zie kadertekst). Die twijfel is de oorzaak dat gegevens of persoonslijsten ontbreken of onterecht zijn opgenomen. Hier is een oplossing voor bedacht. Deze oplossing wordt met enkele gemeenten getest in een pilot. Na drie maanden vindt een evaluatie plaats. Als deze succesvol is, wordt dit ook met de andere gemeenten uitgevoerd. Na de evaluatie wordt hier mee over bekendgemaakt.

3. De structurele controle en waarborging van de synchroniciteit

De synchroniciteitstoets wordt ingezet om de synchroniciteit van de GBA-V steeds te controleren. Met elke gemeente wordt elk jaar een toets uitgevoerd. De gemeente moet een bestand aanmaken (de synchroniciteitsselectie) en naar RvIG sturen. Dit is bestaande functionaliteit. RvIG vergelijkt het bestand met de GBA-V en rapporteert hierover naar de gemeente.

De gemeente ontvangt binnen enkele weken een brief met informatie over in welke week de synchroniciteitstoets moet worden uitgevoerd. Hiervan kan in principe niet worden afgeweken, tenzij er grote bezwaren zijn. Dan kan met RvIG een andere datum worden afgesproken.

Hoe synchroon is de GBA-V op dit moment?

Uit het werk bij herindelingen, leveranciersovergangen en incidenten is een beeld ontstaan van de synchroniciteit. Maar dat beeld is nog niet volledig. In 2017 is vanwege Operatie BRP onderzoek gedaan met 89 willekeurige gemeenten. Operatie BRP ontwikkelde een nieuw stelsel. Om te zorgen dat er geen gegevens verloren zouden gaan bij de overgang naar dat nieuwe stelsel, was het plan om met alle gemeenten meerdere toetsen uit te voeren.

Uit deze toetsen bleek dat de gegevens in GBA-V zeer vaak synchroon zijn aan de gegevens van gemeenten en de RNI. Uit de synchroniciteitstoetsen van 2017 bleek dat de GBA-V gemiddeld 99,89% synchroon was. Van de 89 gemeenten was de GBA-V met 9 gemeenten volledig synchroon. Toch ontstaan er soms situaties waarbij dit niet het geval is.

Drie soorten verschillen

Alle persoonsgegevens die door deze gemeenten worden bijgehouden, waren opgenomen in de GBA-V. Bij 80 gemeenten zijn in totaal 7.306 verschillen geconstateerd. Het zijn deze verschillen die zorgen voor 0,11% niet-synchroniciteit van de GBA-V.

De 7.306 verschillen zijn verdeeld in drie soorten:

  • Er zijn 58 gevallen geconstateerd waarbij een persoonslijst ook in een andere gemeente (of RNI) aanwezig is. Daarvan zijn er 35 ontstaan bij een cyclus met 2 gemeenten en 23 bij een cyclus met de RNI.
  •  Er zijn 106 gevallen geconstateerd waarbij een persoonslijst volgens de GBA-V in de gemeente aanwezig moest zijn, maar niet door de gemeente werd aangeleverd. In de meeste gevallen bleken de persoonslijsten toch aanwezig in de gemeente. Andere gevallen hadden vaak te maken met de problematiek rondom aangehaakte persoonslijsten.
  • Er zijn verder 7.142 inhoudelijke verschillen gevonden. De verschillen die zijn gevonden:
Soort verschil Aantal
Geconstateerde verschillen GBA-V

Ontbrekend of toegevoegd gemeentedeel

3.324

In rubriek 58.83.10 is de waarde gewijzigd (080000 of 580000)

1.919

Verschillend datumtijdstempel of versienummer

596

BAG-gegevens gewijzigd

470

Problematiek rondom aangehaakte adresgegevens

360

Overige verschillen

473
Totaal

7.142

Niet alle verschillen leiden tot problemen voor afnemers of burgers. Dat is onder meer afhankelijk van de aard van het verschil en hoe lang een verschil bestaat. De verschillen zijn vaak ontstaan omdat er geen synchronisatiebericht is verstuurd van een wijziging of doordat een wijziging niet volgens de procedures is uitgevoerd.