Een situatie waarbij 1 persoon 2x vermeld staat in de Basisregistratie Personen (BRP), noemen we een dubbelinschrijving. Een dubbelinschrijving kan bijvoorbeeld optreden wanneer de geslachtsnaam van de persoon veranderd is, bijvoorbeeld door een huwelijk.

Foto: Het team dat zich bezighoudt met de kennissessies. Mari Aertse, Arnaud Smits, Tamara van Rooijen,  Jeanneke Brakeboer, Annette Vorwerk en Olaf Jansen.

Controle

Wanneer iemand zich meldt aan de gemeentebalie voor inschrijving in de BRP, controleert de medewerker Burgerzaken eerst of diegene al ingeschreven staat. Het kan voorkomen dat een eerdere inschrijving niet wordt opgemerkt. Als iemand eerder al is ingeschreven onder een andere naam dan de nu opgegeven naam, kan het gebeuren dat deze persoon opnieuw, dus dubbel, wordt ingeschreven. Dit levert problemen op voor de burger. Als een persoon 2 keer voorkomt in de BRP, is het voor bijvoorbeeld de Belastingdienst niet duidelijk om wie het nu echt gaat, en of diegene dus bijvoorbeeld recht heeft op een toeslag of niet. Ook kan het voorkomen dat iemand door een dubbelinschrijving onder een andere naam fraude pleegt door 2x toeslagen of een uitkering aan te vragen.

Om dubbelinschrijvingen te voorkomen, en op te lossen als ze toch ontstaan, heeft RvIG een aantal maatregelen genomen. RvIG beheert bijvoorbeeld het Foutenmeldpunt BSN. Ook vindt controle plaats door middel van de Permanente monitor Dubbelinschrijvingen. Bovendien beheert RvIG de Terugmeldvoorziening, waarover u meer informatie vindt op onze website.

Permanente Monitor Dubbelinschrijvingen

Eind 2014 was de kwestie van de ‘naamswisselingen’ actueel. In sommige landen van de Europese Unie (EU) is het relatief gemakkelijk om van naam te veranderen. Dit veroorzaakt een frauderisico. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft destijds maatregelen aangekondigd om deze problemen tegen te gaan. Een van de maatregelen die zijn genomen, is het registreren en controleren van het buitenlands persoonsnummer van personen uit de EU. Een andere maatregel was het invoeren van de Permanente Monitor Dubbelinschrijvingen (PMD). Op 1 juli 2017 heeft RvIG deze in gebruik genomen.

De PMD controleert wekelijks alle (nieuwe) inschrijvingen in de BRP op mogelijke dubbele inschrijvingen. Het resultaat van de PMD is een lijst met potentiële dubbelinschrijvingen met een toelichting van welk zoekprofiel is gebruikt. Deze lijst wordt onderzocht door het team Gegevensbeheer. Waar nodig schakelt dit team de betreffende gemeenten in voor verder (bronnen)onderzoek en afhandeling. Tot 1 juli 2018 zijn op deze manier 974 inschrijvingen in de BRP beoordeeld als  dubbelinschrijvingen.

Inmiddels heeft het team Gegevensbeheer ruim een jaar ervaring opgedaan met de PMD. Door de PMD worden dubbelinschrijvingen in de BRP zichtbaarder waardoor we ze samen met de gemeenten aan kunnen pakken.  

Enkele reacties op kennissessie dubbelinschrijvingen waren: ‘Fijn dat jullie als RvIG meedenken!’ ‘Goed initiatief’.

Kennissessies

De ervaringen die RvIG in het eerste jaar met de PMD heeft opgedaan, zijn aanleiding geweest om te bekijken hoe we gemeenten nog beter kunnen ondersteunen. Bovendien komen bij RvIG regelmatig vragen binnen van gemeenten op het gebied van dubbelinschrijvingen in de BRP. Daarom zijn we in het najaar van 2018 begonnen met het geven van kennissessies dubbelinschrijvingen in het land. Tijdens deze kennissessies van 2,5 uur bespreken we met ongeveer 25 medewerkers van Burgerzaken hoe je een dubbelinschrijving voorkomt en hoe je een bestaande dubbelinschrijving kunt oplossen. 

Op de vraag 'Waar heb je het meeste aan gehad?', kregen we antwoorden als: ‘De praktische insteek’, ‘Veel informatie', 'Veel tips’.

Gastvrije gemeenten

De sessies worden in verschillende plaatsen in Nederland georganiseerd, zodat deelnemers niet al te ver hoeven te reizen. Vanuit bestaande netwerken is contact opgenomen met collega’s in het land met de vraag of gemeenten bereid zouden zijn om ons te faciliteren bij het houden van deze kennissessies. Als resultaat hiervan konden we in 6 dagen 12 kennissessies organiseren in: Den Haag, ’s-Hertogenbosch, Zwolle, Amersfoort, Breda en Alkmaar. We zijn de betreffende gemeentebesturen erg dankbaar voor de gastvrijheid. Een mooi voorbeeld van samenwerking binnen de overheid!

Veel belangstelling

De belangstelling voor de kennissessies heeft ons aangenaam verrast: tot nu toe hebben al ruim 300 collega’s van Burgerzaken zich aangemeld voor een kennissessie. Het aantal deelnemers op de reservelijst neemt nog steeds toe. Uit de reacties die wij van de deelnemers tijdens de eerste sessies hebben ontvangen, kunnen we concluderen dat de kennissessies in een behoefte voorzien. Bij voldoende aanmeldingen gaan we nog meer kennissessies over dubbelinschrijvingen aanbieden.