Een toekomstbestendig stelsel van paspoorten en identiteitskaarten. Het programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS) werkt de komende jaren geleidelijk aan de kwaliteit, fraudebestendigheid en betrouwbaarheid van reisdocumenten.

Willem van Ravesteijn, programmamanager VRS
Willem van Ravesteijn

Nederlandse paspoorten en identiteitskaarten staan bekend als zeer betrouwbaar. Die betrouwbaarheid zit hem niet alleen in de kenmerken van het reisdocument zelf, ook het aanvraag- en uitgifteproces draagt hieraan bij. Daarnaast moet informatie over de geldigheid van reisdocumenten up-to-date zijn. ‘Dat hele stelsel maken we met elkaar: RvIG en uitgevende instanties’, vertelt programmamanager Willem van Ravesteijn. In 2019 startte het programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS) om identiteitsfraude beter te kunnen bestrijden, bureaucratie te verminderen en een flexibel stelsel te creëren dat is voorbereid op digitale ontwikkelingen. Het programma heeft een looptijd tot en met 2024.

De knelpunten in het stelsel waren al vaker geïnventariseerd en sommige zijn al 10 à 15 jaar oud. Zo worden gegevens over reisdocumenten niet centraal opgeslagen waardoor informatie-uitwisseling deels handmatig gebeurt. En nog niet alle processen zijn geauto¬matiseerd. Dat is inefficiënt en foutgevoelig. In de voorbereiding van het programma vroeg Willem aan gemeenten of deze knelpunten nog steeds actueel zijn. Manny van der Kraan, projectleider bij RvIG, peilde bij andere uitgevende instanties of zij zich herkennen in deze problemen.

Willem: ‘Iedereen zag het nut in van de stelselverbetering en was blij dat we er iets aan gingen doen.’

Manny van der Kraan, projectleider
Manny van der Kraan

Centrale Registers

De komende jaren wordt het reisdocumentenaanvraag- en archiefstation (RAAS) vervangen door een centraal register voor reisdocumentgegevens en een centraal register voor de foto en handtekening die op het reisdocument staan. Het centraal opslaan van gegevens in de nieuwe registers moet ervoor zorgen dat gegevens altijd online toegankelijk zijn voor uitgevende instanties. Daarnaast wordt de signaleringscontrole in het aan¬vraag- en uitgifteproces geautomatiseerd. Ook komt er een centraal portaal om paspoortsignaleringen in te dienen en vervallen de informatiestromen per brief zoveel mogelijk. De informatieverstrekking over reisdocumenten wordt anders ingericht, waardoor afnemers van reisdocumentgegevens  actuelere informatie kunnen opvragen en de privacy van burgers beter wordt beschermd. Uiteraard voldoet het systeem aan alle veiligheidseisen. Verder komt er een digitaal portaal waar burgers zelf hun reisdocu¬ment als gestolen of vermist kunnen registreren.

In het voorjaar van 2020 voerde de VNG een impactanalyse uit, zodat gemeenten een beeld krijgen van wat het voor hun werk gaat betekenen. Uit de analyse bleek dat de voordelen legio zijn als je altijd digitaal toegang hebt tot de aanvraaggegevens van reisdocumenten.

‘Stel: een inwoner uit Amsterdam vraagt tijdens zijn reis een nieuw paspoort aan in Bangkok omdat zijn reisdocument is vermist. Dan kan de ambtenaar gewoon inloggen in het systeem, in plaats te wachten totdat hij kan bellen met de gemeente Amsterdam’, zegt Manny.

Het Bureau ICT-Toetsing (BIT) heeft in mei 2020 een advies over het programma uitgebracht. Er is begrip voor de noodzaak om het reisdocumentenstelsel te verbeteren en er is draagvlak bij de betrokken partijen voor het oplossen van belangrijke knelpunten. Het BIT adviseert daarbij om de risico’s van het programma te beperken.

‘Op basis van het BIT-advies wordt de fasering dan ook aangepast. Zo gaan we pas aan de slag met het biometrische register als het wetgevingstraject ver genoeg gevorderd is’, zegt Willem.

Lekker concreet

Inmiddels is het programma VRS een jaar bezig. ‘Na het maken van plannen zijn we op dit moment bezig met het ontwikkelen van software. Het wordt nu lekker concreet’, vertelt Manny. Het programmeren van de eerste release is al gebeurd, het testen kan binnenkort beginnen. Willem: ‘In de praktijkproef met ICT-partners ICTU en DICTU beproeven we het concept dat we hebben bedacht.’ Naar verwachting volgt begin december 2020 de eerste sofwarerelease: de controle op het Register Paspoortsignaleringen (RPS). Instanties die paspoorten uitgeven, kunnen dan opzoeken of een burger in dit actuele register staat. De check op parallelle aanvragen van reisdocumenten is de volgende release in het voorjaar van 2021. Vanaf dat moment kan eenvoudig worden gecontroleerd of er al een paspoortaanvraag loopt via een andere instantie.

Het programmateam heeft verschillende releases gedefinieerd. ‘Per stap willen we steeds meer functionaliteiten toevoegen. In plaats van een heel nieuw stelsel met een big bang te implementeren, willen we het stelsel op een organische manier verbeteren’, legt Manny uit. Telkens bekijkt het projectteam per uitgevende instantie wat de beste methode is om een nieuwe release te implementeren.

Manny: ‘Ook willen we de gebruikers goed instrueren. We zijn aan het bekijken wat daarvoor nodig is. Misschien laten we instructiefilmpjes maken of gaan we e-learnings opzetten.’

Nuttige feedback

Belangrijk is een goede afstemming met de organisaties die uitvoering geven aan de processen in het reisdocumentenstelsel. Daarom zijn er klankbordgroepen ingericht. Zo is er een klankbordgroep gemeenten met medewerkers Burgerzaken van 14 verschillende gemeenten, een klankbordgroep grensgemeenten met 5 grensgemeenten en het ministerie van Buitenlandse Zaken, een klankbordgroep Koninklijke Marechaussee en een klankbordgroep voor de Caribische delen van het Koninkrijk. Manny: ‘Eens in de 3 maanden bespreken we de haalbaarheid, knelpunten en implementatie. In de klankbordgroepen toetsen we nieuwe oplossingen en doen we gebruikerstesten. We krijgen nuttige feedback.’ Daarnaast zijn er sponsorgroepen waarin Willem toetst of de wijzigingen ook op bestuurlijk en managementniveau steun krijgen. Hierin worden gemeenten vertegenwoordigd door de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Willem: ‘De sponsorgroepen zijn bedoeld om draagvlak te creëren en de voortgang van de implementatie te bespreken.’ 

De komende maanden gaat Manny de samenwerking met gemeenten formaliseren. ‘We gaan convenanten afsluiten waarin we heldere verwachtingen scheppen over rollen, taken, de inzet van mensen en financiën.’ Het is best complex; er zijn veel mensen bij betrokken. Manny is er trots op dat het lukt om alles aan elkaar te knopen. ‘Het wordt steeds overzichtelijker en scherper. We zijn iets goeds aan het realiseren.’ Willem knikt: ‘Ruim 1.500 partijen worden door dit programma geraakt. Iedereen ziet de toegevoegde waarde ervan in. Ik ben er trots op hoe we dit samen voor elkaar krijgen.’