In het kader van het Programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS) is grensgemeente Den Haag sinds begin juli aangesloten op het ReIS Aanvraag Portaal (RAP). Jacqueline Gelauf: "We beschikken nu over een actuele signaleringslijst, waarbij in de meeste gevallen ook direct de gegevens van de signalerende autoriteit worden getoond. Daardoor is het in vrijwel alle gevallen niet meer nodig RvIG te bellen. Dat scheelt veel tijd."

Leestijd: 2,5 min. ⏲

Certificaat en autorisatie

"Voor de aansluiting op het RAP en het realiseren van een beveiligde tweezijdige https-verbinding hadden we een PKIoverheid-certificaat nodig", vertelt Jacqueline Gelauf, adviseur van de unit Advies & Expertise, dienst Publiekszaken bij de gemeente Den Haag, en namens de grensgemeenten lid van de klankbordgroep die betrokken is bij het Programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS). "Daarnaast hebben we twee autorisatiebevoegden aangemeld. Zij mogen gebruikers van het RAP bij RvIG aan- of afmelden. Inmiddels werken er tien collega’s met het RAP. RvIG verzorgde de koppeling van de gebruikersaccounts aan het certificaat."

Portet foto van Jacqueline Gelauf
Jacqueline Gelauf - gemeente Den Haag

Vroeger: verouderde informatie

Volgens Jacqueline brengt de automatische signaleringscontrole via het RAP grote voordelen met zich mee. "Voorheen ontvingen we eenmaal per maand een signaleringslijst. Bij raadpleging van deze lijst kan de informatie inmiddels verouderd zijn. In de tussentijd kan een burger worden gesignaleerd of juist van de lijst worden verwijderd. Als de controle van een reisdocument een 'hit' opleverde, moesten wij RvIG bellen om na te vragen wie de signalerende autoriteit was."

Nu: een actuele signalering

Dankzij het RAP werkt Den Haag nu met actuele paspoortsignaleringen. Jacqueline: "Als je het BSN en het aanvraagnummer invult zie je meteen of er een hit is. Aangezien de signalerende autoriteit in vrijwel alle gevallen zichtbaar is en de controle in feite aan de bron plaatsvindt, is het niet meer nodig RvIG te bellen. Dat scheelt enorm veel tijd. Bovendien kun je de burger meteen informeren over de stand van zaken."

‘Het RAP is gebruiksvriendelijk en efficiënt’

Gebruiksvriendelijk portaal

Het RAP is gebruiksvriendelijk, vindt Jacqueline. "De aansluitinstructies zijn zeer uitgebreid. Dan denk je in eerste instantie misschien: oef, veel informatie! Maar in de praktijk bleek de werking van het RAP een piece of cake te zijn. Een cursus volgen is echt niet nodig."

Feestelijk moment

"Begin juli waren alle technische voorbereidingen en autorisaties gereed en zijn we gaan testen", zegt Jacqueline. "Een paar dagen later hebben we onder het genot van een stukje taart het RAP in gebruik genomen. Deze eerste release is qua functionaliteit misschien niet een hele grote stap. Maar bij een volgende release kunnen we eenvoudig functionaliteit aan het portaal toevoegen zonder dat daar dan nog voorbereidende handelingen voor nodig zijn. Met een feestelijk moment wilden we daar toch even bij stilstaan."

Ervaar de voordelen

"Al met al zijn we er qua taakuitvoering enorm op vooruit gegaan", besluit Jacqueline. "Ik raad andere grensgemeenten dan ook van harte aan de automatische signaleringscode in het RAP te gebruiken en de voordelen ervan te ervaren."

Automatische signaleringscontrole bij aanvraag en uitgifte reisdocumenten

De automatische signaleringscontrole in het Register paspoortsignaleringen (RPS) bij de aanvraag en uitgifte van een nieuw reisdocument is de eerste functionaliteit in een reeks van verbeteringen van het Programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS). Het programma VRS biedt deze functionaliteit op twee manieren aan.

  1. Medewerkers van het ministerie van Buitenlandse Zaken, grensgemeenten, de Koninklijke Marechaussee en de Kabinetten van de Gouverneur in het Caribisch gebied kunnen sinds mei 2021 voor de aanvraag van een reisdocument gebruik maken van de ReIS Aanvraag Portaal (RAP). Inmiddels zijn enkele grensgemeenten aangesloten, waaronder Den Haag en Haarlemmermeer.

  2. Voor medewerkers van de afdelingen Burgerzaken en de afdelingen Burgerzaken van Caribisch Nederland en de Caribische landen komt de nieuwe functionaliteit beschikbaar via de Reisdocumentenmodule van de Burgerzakenapplicatie. Vanaf najaar 2021 kunnen gemeenten van deze functionaliteit gebruikmaken.

Meer weten over het VRS? Bekijk het filmpje of de informatie op rvig.nl.