Vanwege de oorlog met Rusland zijn veel Oekraïners de afgelopen maanden uit hun land gevlucht. Vluchtelingen die zich in Nederland melden worden sinds begin maart ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP). Goede afstemming en samenwerking tussen de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) en zijn ketenpartners was daarvoor essentieel.
‘Vanaf 24 februari werden we geconfronteerd met een grote instroom van vluchtelingen uit Oekraïne’, aldus Karin Heijstek. Bij het Directoraat-Generaal Migratie van het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) houdt zij zich bezig met het identiteitsmanagement van vreemdelingen. ‘Deze instroom betreft zowel Oekraïners als vreemdelingen die in Oekraïne verblijfsrecht hadden, bijvoorbeeld als vluchteling. Normaal gesproken melden vluchtelingen zich bij het aanmeldcentrum in Ter Apel, waar de politie en de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) hen identificeert. Vervolgens worden ze opgevangen door het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA). Als hun identiteit voldoende is vastgesteld en er een besluit is genomen over een verblijfsvergunning worden vluchtelingen ingeschreven in de BRP.’
Europese richtlijn
‘Naar aanleiding van de situatie in Oekraïne is de Raad van De Europese Unie begin maart akkoord gegaan met een richtlijn waarmee Oekraïense vluchtelingen tijdelijke bescherming kunnen krijgen’, vervolgt Karin. ‘Op basis van deze Europese richtlijn heeft het kabinet toen besloten dat de Oekraïense vluchtelingen niet in het normale asielproces terecht zouden komen. Bovendien trad vanaf 9 maart de Nationale Crisisstructuur voor de opvang van de vluchtelingenstroom uit de Oekraïne in werking. Dat betekende dat de betrokken ministeries hierover wekelijks, naast de ministerraad, met elkaar overlegden onder leiding van de staatssecretaris van JenV. Via een staatsnoodwet belegde het kabinet de opvang voor de Oekraïners bij de gemeenten. Om deze groep in beeld te krijgen is vervolgens besloten dat de Oekraïense vluchtelingen zich als ingezetenen moesten registreren in de BRP. Hierdoor beschikten zij meteen over een burgerservicenummer (BSN) en werden zij bekend bij de migratieketen, zodat ook de vreemdelingrechtelijke procedures konden worden gestart.’
Voeten in de aarde
Dat had volgens John Stienen veel voeten in de aarde. Als beleidsmedewerker bij de Directie Digitale Samenleving van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) is hij nauw betrokken bij de BRP en het BSN. John heeft in zijn werk al lang met Oekraïne te maken. Zo was hij tussen 2013 en 2015 betrokken bij de beoordeling van Oekraïense reisdocumenten, zodat Oekraïners visumvrij naar de landen van de Europese Unie zouden kunnen reizen. ‘Aanvankelijk hadden we het idee dat registratie in de BRP gemakkelijk zou verlopen. De Oekraïense vluchtelingenpopulatie, die vrij Europa in mag reizen, is immers anders dan de gebruikelijke asielpopulatie. Vluchtelingen die in Nederland asiel aanvragen hebben vaak geen documenten, waardoor er een uitgebreid identiteitsonderzoek moet plaatsvinden. We hadden de verwachting dat de Oekraïense vluchtelingen over het algemeen goed gedocumenteerd zouden zijn.’
‘Aanvankelijk hadden we het idee dat registratie in de BRP gemakkelijk zou verlopen’
Afspraken met Oekraïense ambassade
Maar dat bleek volgens John lang niet altijd het geval te zijn. ‘Veel Oekraïners beschikten niet over een moderne Oekraïense identiteitskaart of over het document waarmee Oekraïners sinds 2015 zonder visum in Europa kunnen reizen. Ook waren er veel Oekraïense vluchtelingen die nog nooit in het buitenland waren geweest en dus geen paspoort hadden. Bovendien hadden sommige vluchtelingen nog documenten uit de eerste jaren van de Oekraïense onafhankelijkheid in 1991. Die zijn met de hand geschreven in het Oekraïens en Russisch, en dus onleesbaar voor Nederlandse gemeenteambtenaren. Voor de vluchtelingen die niet over de nodige documenten beschikken hebben we afspraken gemaakt met de Oekraïense ambassade. Die had het ministerie van JenV begin maart laten weten certificaten van identiteitsvaststelling te kunnen uitgeven. De ambassade heeft inmiddels meer dan 6.000 certificaten afgegeven. Gemeenten mogen deze certificaten, die ze nodig hebben voor de BRP-registratie, accepteren.’
Intensieve samenwerking
De BRP-registratie van Oekraïense vluchtelingen leverde de 344 gemeenten veel werk op. John: ‘Dankzij een intensieve samenwerking tussen de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB), de IND en de ministeries van JenV en BZK is het gelukt om gemeenten grote aantallen vluchtelingen te laten inschrijven en zo aan de registratiewens van de Rijksoverheid te voldoen.’
Wendbaar stelsel
Als ketenregisseur van het BRP-stelsel speelt RvIG bij die samenwerking een belangrijke rol. Frans Rijkers, coördinator BRP bij de stafafdeling Coördinatie, Beleid en Strategie: ‘Door de doorgaans grote hoeveelheid bij het stelsel betrokken partijen en hun wederzijdse afhankelijkheid kan dit soort processen onoverzichtelijk worden. Opvallend genoeg bleek nu dat dit niet per se zo hoeft te zijn. Iedereen had een gevoel van urgentie. Waar nodig hebben we soms bewust de bestuurlijke, juridische en technische grenzen van het stelsel opgezocht. Bovendien hebben we gebruik gemaakt van al bestaande persoonlijke contacten. Het stelsel bleek dus wendbaar te zijn. Daardoor hebben we met elkaar de BRP-registratie van de Oekraïense vluchtelingen snel kunnen realiseren. Begin mei waren er al meer dan 52.000 vluchtelingen uit Oekraïne ingeschreven.’
Groot succes
Al met al spreekt Karin van een groot succes. ‘De bereidheid om snel en in een continu proces met elkaar samen te werken zonder te vervallen in administratieve rompslomp, was uniek. Daarbij neem ik mijn pet af voor de gemeenten, die alle BRP-registraties naast hun reguliere werkzaamheden hebben moeten realiseren.’
‘Ik neem mijn pet af voor de gemeenten’
Onderwijs, werk, zorg en sociale voorzieningen
John sluit zich daarbij aan. ‘Iedereen voelde de uitdagingen waarmee we ineens werden geconfronteerd en we hebben samen de schouders eronder gezet. Daarbij moet worden opgemerkt dat de Oekraïense vluchtelingen hier natuurlijk niet zijn gekomen voor een BRP-registratie. Ze zijn hier gekomen omdat ze tijdelijke bescherming genieten. Daar hoort het recht op onderwijs, werk, zorg en sociale voorzieningen bij. Om daar aanspraak op te maken is een BRP-registratie de eerste stap.’
