De ontwikkeling van gebruiksvriendelijke software voor het ReIS Aanvraag Portaal (RAP) maakt een wezenlijk onderdeel uit van het programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS). De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG), ICTU én gebruikers werken bij die ontwikkeling intensief met elkaar samen.
‘Binnen het programma VRS houd ik mij als projectleider bezig met de softwareontwikkeling’, vertelt Joris Zoutendijk, projectleider Platform, Services & Kernregistratie bij RvIG. ‘Daarbij werk ik nauw samen met het scrumteam van ICTU. We stemmen met elkaar af wat we gaan bouwen, hoe we dat gaan doen en in welke termijnen. ICTU levert ons uiteindelijk de software. Ik zorg er vervolgens samen met beheerder DICTU voor dat die wordt geïmplementeerd in onze ICT-infrastructuur en beschikbaar wordt gesteld aan de partijen die de software leveren aan onder meer alle gemeenten in Nederland.’
ICTU levert de software
Aan de kant van ICTU zijn Marian Herenius en Hugo Butter bij dit project betrokken. Marian is als software delivery manager verantwoordelijk voor het team dat de software oplevert. Hugo let er als projectmanager op dat de software wordt geleverd conform de gemaakte afspraken, bijvoorbeeld op het gebied van budget, kwaliteit en doorlooptijd. ‘Daar hoort ook het verwachtingsmanagement bij in de richting van de partijen aan wie wij leveren, niet alleen RvIG, maar ook DICTU, die onze software in beheer gaat nemen.’
Scrum
Het team werkt volgens de scrum-methode. ‘Daarin ontwikkel je kortcyclisch en iteratief de software’, legt Marian uit. ‘Elke drie weken leveren we een stuk werkende software op en halen we snel feedback op waarmee we weer aan de slag gaan. Op geregelde momenten stellen we de nieuwe software bovendien beschikbaar aan de gebruikers.’
Linking pin
Het scrumteam bestaat uit een scrummaster, drie productowners en scrumteamleden die de benodigde functionele en technische kennis in huis hebben. Marian: ‘De productowners vormen in feite de linking pin tussen RvIG en ICTU. Sommige teamleden, zoals ontwikkelaars, ontwerpers en testers, zijn continu bezig. Andere worden zo nodig af en toe ingevlogen, zoals databasespecialisten. Om ervoor te zorgen dat de software nu en in de toekomst goed te beheren is hebben we een kwaliteitsdashboard ingericht. Een kwaliteitsmanager interpreteert de gegevens van dit dashboard en bespreekt die met het scrumteam. Bovendien participeren twee medewerkers van DICTU in het ontwikkelteam, zodat een soepele overdracht naar beheer geborgd is.’
Waterval én agile
ICTU is in 2019 begonnen met de softwareontwikkeling. ‘We zijn niet in het wildeweg gaan bouwen, maar in de voorfase zorgvuldig van start gegaan volgens de traditionele “waterval projectsystematiek” Prince 2’, aldus Hugo. ‘Maar nu, in de realisatiefase, werkt het team agile. Dat wil zeggen dat we wendbaar zijn: we kunnen snel en slim inspelen op veranderingen en verbeteringen vanuit de gebruikers.’
Doorontwikkeling en finetuning
Het reisdocumentenstelsel wordt stapsgewijs verbeterd, aldus Joris. ‘We implementeren de nieuwe en verbeterde functionaliteiten in releases. Dat doen we in nauwe samenwerking met uitgevende instanties en afnemers van reisdocumenteninformatie. Deze releases liggen tot en met medio 2023 min of meer vast. Daarna gaan we de software doorontwikkelen en verfijnen. Dan vindt waarschijnlijk ook de transitie van ICTU naar DICTU plaats.’
Geen verrassingen
'Je kunt het stelsel dus alleen veranderen als je dat met elkaar doet'
Hugo onderstreept het belang van samenwerking, communicatie en onderling vertrouwen. ‘We willen elkaar zo min mogelijk met verrassingen confronteren. Onverwachte situaties of onduidelijkheden kun je niet voorkomen. Maar áls ze er zijn, dan leggen we die zo snel mogelijk op tafel. Zo halen we de emotie er een beetje uit, voorkomen we gedoe en houden we een positieve sfeer, waarbij gezamenlijke oplossingen centraal staan.’
Willem van Ravesteijn, programmamanager bij RvIG:
‘Het programma VRS is een echt samenwerkingsprogramma. Zo ontwikkelt ICTU de software voor het RAP, die vervolgens in beheer wordt genomen door DICTU. Daarnaast werken we nauw samen met de leverancier van onze reisdocumenten. Uiteraard is het hele programma ingebed in beleid en wetgeving. Dat gebeurt in overleg met de beleidsmakers binnen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Verder werken we natuurlijk samen met de instanties die de reisdocumenten uitgeven: alle gemeenten in Nederland, de grensgemeenten, de afdelingen Burgerzaken van Caribisch Nederland en de Caribische landen, de Kabinetten van de Gouverneur van de Caribische landen, het ministerie van Buitenlandse Zaken voor alle Nederlanders in het buitenland en de Koninklijke Marechaussee voor nooddocumenten. Ten slotte werken we ook samen met partijen die gegevens uit het reisdocumentenstelsel krijgen, zoals de politie en partijen die de geldigheid van een reisdocument controleren.’
‘Je kunt het stelsel dus alleen veranderen als je dat met elkaar doet. RvIG kan als beheerder van alles gaan wijzigen, maar als niemand daarin meegaat verandert er per saldo niets. En andersom geldt uiteraard hetzelfde. Gelukkig is er veel draagvlak. Vanaf de start van het programma hebben we in zogenoemde sponsorgroepen van managers bij de uitgevende instanties afstemming gehad over de bestaande knelpunten en de manier waarop we die zouden kunnen gaan oplossen. Voor de inhoudelijke afstemming werken we daarnaast met klankbordgroepen. Bij het creëren van draagvlak staat communicatie hoog in ons vaandel: we proberen zo eerlijk, open en frequent mogelijk alle betrokken partijen te informeren.’
‘Het is goed als gebruikers zelf kunnen aangeven wat hun wensen zijn’
Rajshri Soekhoe, implementatiemanager bij RvIG en initiatiefnemer van de gebruikersgroep:
‘Vanaf de beginfase van het ontwikkel- en ontwerpproces van de software voor het RAP willen RvIG en ICTU de gebruiker graag meenemen. Er wordt namelijk nogal eens vanuit functionaliteit en techniek gedacht. Daarbij proberen we ons te verplaatsen in de gebruiker. Maar het is natuurlijk veel beter als gebruikers zelf kunnen aangeven wat hun wensen zijn en wat wel en niet werkt. Op die manier wordt de software uiteindelijk alleen maar gebruiksvriendelijker.’
‘Daarom zijn we gestart met het werven van deelnemers aan een gebruikersgroep. Deze deelnemers zijn afkomstig uit de verschillende instanties die met het RAP gaan werken, en hebben kennis van het uitvoeringsproces. Ze kunnen straks meedenken en de software direct toetsen. Met maximaal twaalf deelnemers hebben we er bewust voor gekozen de groep niet te groot te maken. Zo komt iedereen aan het woord en ontstaat de gewenste interactie.’
‘Het leuke is dat de geworven deelnemers meteen heel enthousiast hebben gereageerd, omdat ze voelen dat ze echt bij het proces worden betrokken. Daarmee creëren we ook draagvlak voor het RAP. Dat is belangrijk, want er komen veel veranderingen aan. Het is goed gebruikers daar op voor te bereiden. Door ze al in het beginstadium mee te nemen in het ontwikkelproces wordt de implementatie gemakkelijker geaccepteerd.’
‘In juni komen we voor het eerst bij elkaar. Daarna zullen we vervolgbijeenkomsten inplannen, telkens wanneer er een nieuwe functionaliteit is gebouwd. De feedback uit de gebruikersgroep komt bij de productowner terecht. Die gaat de feedback beoordelen en geeft deze zo nodig door aan het scrumteam, dat vervolgens aanpassingen doet.’
