Het programma Toekomst Basisregistratie Personen (BRP) werkt stapje voor stapje aan een betere dienstverlening aan de burger door betere functionaliteit en technische vernieuwing. Op punt 1 van deze agenda staat de verbetering van de Registratie van Niet-Ingezetenen (RNI). ‘Door goed samen te werken gaat de kwaliteit van onze dienstverlening omhoog.’
Yvonne Regelink, medewerker Publiekszaken bij de gemeente Doetinchem, schetst de huidige maatschappelijke context rondom de verbetering van de RNI. ‘Belangrijke aanleiding voor de verbetering van de RNI was de aanbeveling van het rapport van de commissie Roemer van oktober 2020 om misstanden bij arbeidsmigranten in Nederland tegen te gaan. Hun verblijf in Nederland is regelmatig problematisch. Vaak komen de migranten op verzoek van een uitzendbureau naar Nederland. Dit uitzendbureau zoekt werk en daaraan gelieerde huisvesting. De migranten worden in korte tijd vaak verkast naar plekken waar ze nodig zijn. Als het uitzendbureau hen niet meer kan gebruiken, komen ze regelmatig op straat te staan. De overheid heeft dan geen zicht op hun verblijfplaats en doorgaans erbarmelijke verblijfsomstandigheden. Bijkomend probleem is de huidige oververhitte huizenmarkt, waarbij de beschikbare huisvesting schaars is en de kosten voor huisvesting hoog zijn. De instroom van vluchtelingen, en recentelijk de Oekraïners, zorgt bovendien voor extra druk op de huizenmarkt.’
Concrete stappen
Dat is niet de manier waarop we het in Nederland geregeld willen hebben. Yvonne is dan ook blij met de concrete stappen die worden gezet om de RNI te verbeteren. ‘Vorig jaar werd een standaardformulier ingevoerd voor het opgeven van het adres in het buitenland. Bovendien kwam er een speciale toestemmingsverklaring voor het registreren van aanvullende contactgegevens met het e-mailadres en het telefoonnummer waarop de arbeidsmigranten bereikbaar zijn.’
Inmiddels is het handgeschreven formulier vervangen door een digitaal formulier, waardoor we geen onduidelijke handschriften meer hoeven te ontcijferen. Nu moeten we de uitzendbureaus nog overtuigen dat het digitaal invullen voordelen heeft boven het handgeschreven exemplaar. Dat maakt ons werk een stuk gemakkelijker, waardoor we dus sneller meer migranten kunnen helpen.’
'Het digitale formulier maakt ons werk een stuk gemakkelijker'
Kleine invulvelden
Wat het invullen van de contactgegevens aanvankelijk extra ingewikkeld maakte waren de kleine velden waarin het e-mailadres en het telefoonnummer moesten worden ingevuld. ‘Als je heel klein moet schrijven, wordt het vaak onleesbaar’, zegt Yvonne. ‘Zeker als mensen niet goed kunnen schrijven of een slordig handschrift hebben. Daardoor vinden er foute registraties plaats. Het vergroten van de velden is een belangrijke verbetering geweest.
Taalbarrière
Verder werden de baliemedewerkers van de RNI-loketten vaak geconfronteerd met een enorme taalbarrière. ‘Het uitleggen van dit soort zaken aan de balie wordt dan natuurlijk heel erg ingewikkeld. Gelukkig zijn het inschrijfformulier en de toestemmingsverklaring nu beschikbaar in vijftien talen’, aldus Yvonne. ‘Overigens kost het te veel tijd als die aan de balie nog moeten worden doorgelezen en ingevuld. Het is dan ook van groot belang dat ze dat al hebben gedaan voordat ze aan het RNI-loket komen.’
Continu proces
Maar de verbetering van de RNI is volgens Yvonne nooit af. ‘Het is een continu proces. En dat is maar goed ook. Zo is er op 1 januari een wetswijziging ingetreden, waardoor we binnenkort ook het verblijfsadres in Nederland gaan registreren en geen toestemming meer hoeven te vragen voor de registratie van het e-mailadres en het telefoonnummer. Al deze gegevens, inclusief het adres in het buitenland, komen in één formulier te staan. Daarmee gaan we er echt op vooruit. Voorwaarde is natuurlijk wel dat de gegevens vooraf digitaal worden ingevuld. En dat we nu ook het verblijfsadres in Nederland moeten registreren kost uiteraard wel wat meer tijd.’
Gebruikersparticipatie
Bij de verbetering van de RNI wordt de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) geholpen door een klankbordgroep. Saskia van den Ende, implementatiemanager bij RvIG: ‘Bestaande informatiesystemen kunnen de neiging hebben steeds ingewikkelder te worden, bijvoorbeeld omdat er voortdurend nieuwe wet- en regelgeving moet worden ingepast. Daarbij moeten we niet te veel vanuit RvIG denken, maar sparren met de mensen op de werkvloer, zoals Yvonne en al die andere medewerkers van de RNI-loketten. Als experts zijn zij de belangrijkste deelnemers aan de klankbordgroep. We nemen hun wensen en feedback dan ook mee bij de ontwikkeling van onze informatiesystemen. Deze ontwikkeling is, zoals Yvonne al terecht opmerkte, een continu proces. Daardoor gaan we elkaar steeds meer waarderen, wat de samenwerking ten goede komt.’
'We moeten niet te veel vanuit RvIG denken, maar sparren met de mensen op de werkvloer'
Korte lijnen
Dat bevestigt Yvonne: ‘Aanvankelijk had ik wat frustratie over het rigide doorvoeren van verbeterstappen, waarvan ik betwijfelde of ze effectief zouden zijn. Daartegen heb ik met een zekere vasthoudendheid én met succes geageerd. Want alles is ten goede gekeerd. Hier in Doetinchem hebben we RvIG-medewerkers over de vloer gehad. Zo konden we hen concreet uitleggen hoe de registratie in de praktijk werkt en konden zij met eigen ogen zien waar wij tegenaan liepen. Die korte lijnen werken goed. Het vergroten van de velden voor het e-mailadres en het telefoonnummer bijvoorbeeld bleek een fluitje van een cent te zijn.’
Meer, sneller, beter
De samenwerking levert dus écht iets op voor de RNI-gemeenten, besluit Saskia. ‘Daardoor kunnen deze gemeenten meer arbeidsmigranten sneller helpen en gaat de kwaliteit van onze dienstverlening omhoog. Dat is waar we het voor doen.’
Paulus de Vroom, programmamanager Toekomst BRP:
‘We bouwen een ontwikkelfabriek die in kleine stapjes de BRP steeds beter maakt’
‘Tot 2018 zijn diverse pogingen ondernomen om een nieuw BRP-systeem te bouwen dat veel van de bestaande BRP-systemen zou vervangen. Sinds 2020 werken we met een andere tactiek: de BRP stapje voor stapje moderniseren en uitbouwen. Dat is nodig, omdat de BRP deels technisch verouderd is en omdat er continu allerlei functionele wensen leven. Om tot verbeteringen te komen is samenwerking cruciaal. Rondom 2020 zijn we dan ook gesprekken met onze stakeholders gestart over de aanpak van het programma. Aangezien we zo’n 1.300 stakeholders hebben - denk aan gemeenten, de politie, het UWV, de Belastingdienst en de Sociale Verzekeringsbank - duurden die gesprekken lang. De discussie mondde uit in de vaststelling van een ontwikkelagenda van dertien punten, in volgorde van prioriteit. Bovenaan de agenda staat de verbetering van de RNI.’
‘We zetten geen klassiek project neer met een kop en een staart, maar bouwen een ontwikkelfabriek die met kleine initiatieven de BRP steeds beter maakt. Elk agendapunt verdelen we in kleine puntjes. Terwijl we die afwerken, worden tegelijkertijd nieuwe punten op de agenda gezet. In zekere zin zou je dan ook kunnen zeggen dat het programma nooit klaar is. Net zoals de BRP nooit af is. Die staat immers midden in de samenleving, met al haar actuele maatschappelijke en politieke wensen, bijvoorbeeld op het gebied van adoptie, arbeidsmigratie of genderneutraliteit.’
Per 1 juli neemt Annabelle Vergeer de rol van programmamanager Toekomst BRP over van Paulus de Vroom.
