Informatiebeveiliging en gebruiksvriendelijkheid staan centraal

‘Om identiteitsdocumenten toegankelijk te houden stellen we MVA beschikbaar aan gemeenten en aan de buitenposten van het ministerie van Buitenlandse Zaken’, vertelt Dianne van der Krogt, productowner MVA bij RvIG. ‘Bij de aanvraag van een identiteitsdocument kunnen burgers in Nederland van deze mobiele dienstverlening gebruikmaken als ze niet naar het gemeentehuis kunnen komen, bijvoorbeeld omdat ze in een zorginstelling zitten of gedetineerd zijn. De gemeente komt dan met een MVA naar zo’n locatie.’

Buitenpost

‘In het buitenland kan de afstand naar de ambassade voor mensen die in afgelegen regio’s wonen te groot zijn’, aldus Kenneth Ramdhani, functioneel beheerder reisdocumenten bij het ministerie van Buitenlandse Zaken. ‘Denk aan een groot land als Brazilië. In dat geval kan de ambassade op een externe locatie met een MVA de vingerafdrukken afnemen. Afhankelijk van de situatie en klantbehoefte organiseren ambassades op meerdere momenten per jaar consulaire spreekuren binnen hun ressort. Tijdens deze spreekuren nemen zij de aanvraag van een reisdocument in en sturen zij deze ter afhandeling uiteindelijk door naar de centrale backoffice (CSO) in Den Haag.’

Ruim 550 MVA’s

Alle gemeenten en het Caribisch deel van het Koninkrijk beschikken over een MVA. Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft er 124 in gebruik. ‘Wereldwijd zetten we ruim 550 MVA’s in’, aldus Dianne.

Tablet en laptop ineen

Aangezien contracten afliepen, de in de MVA’s aanwezige certificaten kwamen te vervallen en de hardware verouderd was, moeten de bestaande MVA’s worden vervangen. ‘Samen met de gemeenten Hollands Kroon, Den Helder, Velsen, Noordoost-Friesland, Zaanstad en Alphen aan den Rijn en met een klankbordgroep van het ministerie van Buitenlandse Zaken hebben we nieuwe hardware geselecteerd’, vertelt Dianne. ‘De huidige MVA is een laptop. We wilden eigenlijk graag toewerken naar een tabletachtige oplossing. Een tablet is namelijk wat kleiner en lichter, en flexibeler in het gebruik. We hebben onze leverancier de opdracht gegeven een voorselectie te maken. Zij kwamen met een laptop met touchscreen, met een tablet die je ook als laptop kunt gebruiken en met een tablet. Uiteindelijk hebben we voor de tweede optie gekozen. De gebruiker kan dan zelf beslissen of hij de MVA als laptop of als tablet wil gebruiken.’

Beveiliging

Bij de selectie van de hardware is scherp naar informatiebeveiliging gekeken. ‘De beveiliging van de MVA was al van een hoog niveau’, aldus Dianne. ‘Je gaat er immers mee op pad en je neemt er vingerafdrukken mee op. Vanzelfsprekend moet het beveiligingsniveau minimaal hetzelfde zijn, maar liefst nog hoger, zonder dat dit ten koste gaat van de gebruiksvriendelijkheid. Voor het gebruik van de nieuwe MVA op locatie heb je geen internet- of netwerkverbinding nodig. Ook wil ik benadrukken dat de vingerafdrukken alleen tijdelijk, namelijk 20 dagen, in de MVA worden bewaard. Dit heeft uitsluitend als doel de aanvraag van een reisdocument te verwerken en de vingerafdruk op de chip in dit document te zetten. In de nieuwe MVA worden de vingerafdrukken direct na succesvolle verwerking in het aanvraagstation uit de apparatuur verwijderd.’

Nieuwe software

Verder hebben de MVA’s straks nieuwe software. ‘We laten de interface vernieuwen, wat een aanzienlijke verbetering oplevert voor alle gebruikers’, zegt Kenneth. ‘Het ziet er niet alleen veel beter uit, maar je gaat er ook gemakkelijker mee werken. Bovendien hebben we in de software de keuzemogelijkheid toegevoegd of de aanvraag een paspoort of een identiteitskaart betreft. Dit hoef je dus niet meer in het aanvraagstation aan te geven. Maak je in het aanvraagstation alsnog een andere keuze, dan krijg je een foutmelding na de stap van het ophalen van de gegevens uit de MVA.’

Schokbestendigheid

Kenneth is blij dat de klankbordgroep van het ministerie van Buitenlandse Zaken nauw is betrokken bij het MVA-vervangingsproject. ‘Vanaf dag één mochten we meedenken en suggesties doen. Ik vond dat heel zinvol. Wij doen hier namelijk het beheer en onderhoud van de bestaande MVA, spreken de gebruikers en hebben veel kennis in huis over het gebruik van de apparaten. De problemen waar we de afgelopen jaren met de MVA tegenaan liepen hebben we als verbeterpunten meegenomen in de klankbordgroep. Voor ons is het bijvoorbeeld heel belangrijk dat de MVA niet te fragiel is. Het apparaat gaat immers de hele wereld over. Ik heb bij het testen en selecteren van de apparatuur dan ook gelet op de schokbestendigheid ervan. Tegelijk moet het apparaat ook weer niet te zwaar en robuust zijn voor onze collega’s. Zij moeten er immers mee het land in. Nadat de keuze was gevallen op de laptop-tabletcombinatie heb ik wel gevraagd om een schokbestendige beschermingshoes en -tas. Die gaan er komen.’

Planning en uitrol

De selectie van een nieuwe MVA is in de zomer van 2021 begonnen. ‘Daarna hebben we de koppeling met het aanvraagstation aangepakt’, aldus Dianne. ‘Deze koppeling hebben we onlangs uitgerold. Op dit moment wordt de software van het nieuwe MVA gebouwd. Daarna gaat RvIG de MVA uitgebreid testen. Bovendien gaan we de betrokken gemeenten en een buitenpost van het ministerie van Buitenlandse Zaken vragen om de nieuwe MVA een maand lang te gebruiken. Eventuele kleine gebruikersproblemen kunnen we dan nog oplossen. De definitieve uitrol van de MVA’s wordt verwacht voor april 2023, indien zich tussendoor geen onverwachte wijzigingen meer voordoen. Wij zullen gemeenten en het Caribisch deel van het Koninkrijk hierover tijdig informeren en onze leverancier zorgt voor de levering van de MVA’s.’ Kenneth besluit: ‘Wij zorgen voor de informatievoorziening naar de locaties in het buitenland en onze eigen diplomatieke koeriersdienst zorgt voor de levering van de MVA’s.’