‘Integriteit vraagt om een open organisatiecultuur’

‘Onder integriteit verstaan we zorgvuldig, uitlegbaar en standvastig handelen, waarbij het algemeen belang wordt gediend’, legt Berend uit. ‘Hoe zorgen ambtenaren er bijvoorbeeld voor dat wij als gemeente goed afgewogen en uitlegbare besluiten nemen? Dus ook: hoe zorgen we ervoor dat onze baliemedewerkers van de afdeling Publiekszaken, die contact hebben met de inwoners van onze gemeente, zorgvuldig handelen, zoals bij de uitgifte van reisdocumenten? Dit laatste is essentieel, want uiteindelijk is het onze taak de integriteit van de Nederlandse paspoorten en identiteitskaarten te waarborgen.’

Duidelijke kaders

Volgens Berend is het noodzakelijk duidelijke kaders te hanteren voor het verstrekken van reisdocumenten. ‘Als wij niet kunnen uitleggen aan wie en onder welke voorwaarden wij reisdocumenten uitgeven, kan dat de integriteit van de overheid raken. Denk aan het aan de balie verstrekken van een paspoort aan iemand die er anders uitziet dan de persoon op de foto in dat paspoort. Bekend is een voorval uit 2015 van een stagiair bij onze gemeente die onreglementair paspoorten had uitgegeven, die later in het criminele circuit opdoken.’

Aanscherping integriteitsbeleid

Strafrechtelijke onderzoeken stellen inderdaad vast dat het criminelen lukt bij diverse gemeenten valselijk opgemaakte, authentieke Nederlandse paspoorten te verkrijgen. Berend: ‘Incidenten zoals die uit 2015 zijn voor gemeenten aanleiding geweest om kritisch naar het integriteitsbeleid te kijken. Ook in Utrecht hebben we de afgelopen jaren geïnvesteerd in de aandacht voor dit thema. Zo hebben we het screeningsbeleid aangescherpt. Daarbij werken we met drie screeningsprofielen voor functies: geen verhoogd, verhoogd en sterk verhoogd risico. Deze profielen houden verband met de risicofactoren die bij een functie horen, zoals het omgaan met vertrouwelijke informatie of het directe contact met inwoners. Hoe hoger het risico, hoe uitgebreider de screening. In dit verband wijst de staatssecretaris in haar kamerbrief trouwens ook op het belang dat uitgevende instanties voor hun baliemedewerkers een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) bij screeningsautoriteit Justis aanvragen en referenties bij vorige werkgevers opvragen.’

Vier-ogenprincipe

De aanscherping betekent overigens niet dat er geen integriteitsbeleid was, zegt Jorinde. ‘Integendeel. Al sinds zo’n tien jaar nemen we integriteitsmaatregelen om de kans op identiteitsfraude aan de balie te minimaliseren. Een goed voorbeeld daarvan is het vermijden van solistisch optreden aan de balie door gebruik te maken van het vier-ogenprincipe. Maar we doen veel meer. Bij sollicitaties naar de functie van medewerker Publiekszaken doen we navraag naar het functioneren van de kandidaat bij eerdere werkgevers. En om integriteitsschendingen te voorkomen nadat iemand is vertrokken, kan het nodig zijn dat de leidinggevende bij exitgesprekken integriteit ter sprake brengt. Bijvoorbeeld omdat een medewerker toegang heeft gehad tot vertrouwelijke informatie.’

Integriteitsbijeenkomsten

Maar nog veel belangrijker is het volgens Jorinde dat integriteit continu in de organisatie onder de aandacht wordt gebracht én bespreekbaar is. ‘Integriteit vraagt om een open, transparante organisatiecultuur. Iedereen kan namelijk in een kwetsbare situatie terechtkomen. Bijvoorbeeld als je schulden hebt of gechanteerd wordt. Daardoor groeit het risico op identiteitsfraude. In Utrecht zetten we dan ook instrumenten in om de integriteit in onze organisatie levend te houden. Zo organiseer ik integriteitsbijeenkomsten, voor zowel nieuwe als bestaande medewerkers, waarin we actief met elkaar in gesprek gaan. Bovendien werken we met vertrouwenspersonen. Zij kunnen medewerkers op weg helpen met het oplossen van hun problemen.’

Zorgrol

Verder wijst Jorinde op haar zorgrol. ‘Baliemedewerkers zitten in een relatief lage salarisschaal. Door de huidige stijgende energieprijzen en hoge inflatie zijn zij kwetsbaarder en kunnen zij financiële problemen krijgen. We hebben hun dan ook onlangs laten weten dat wij het als werkgever belangrijk vinden dat zij ons weten te vinden wanneer zij hard in hun beurs worden geraakt en tussen wal en schip dreigen te vallen. We gaan dan samen naar oplossingen zoeken. Bijvoorbeeld via de Stichting Personeelsfonds van en voor ambtenaren van de gemeente Utrecht. Deze stichting verleent financiële hulp aan medewerkers met geldzorgen. Zij kunnen een beroep doen op dit fonds door middel van een aanvraag voor een renteloze lening of gift. Dat wederzijdse vertrouwen moet er zijn. Want anders wordt het pas echt ongemakkelijk. Zo kunnen we helpen en tegelijk het risico op integriteitsschendingen terugdringen.’

Geen wiskundige formule

Werkt het integriteitsbeleid van de gemeente Utrecht? ‘Een wiskundige formule om de effectiviteit van ons beleid te toetsen bestaat niet’, zegt Berend. ‘Vaak is er sprake van een cocktail van factoren waardoor een medewerker keuzes maakt die misschien niet helemaal integer zijn. Maar wat we wél kunnen doen is het onderwerp actief bespreken in teams. We kunnen kwetsbaarheden en risico’s objectief vaststellen en daar beheersmaatregelen tegenoverstellen. En we kunnen collega’s informeren waar ze terecht kunnen als ze denken dat iets niet in de haak is. Het hebben van financiële problemen is een voorbeeld van een kwetsbaarheid. Als er in Utrecht loonbeslag wordt opgelegd, dan vinden we het gerechtvaardigd dat de leidinggevende hierover met de medewerker in gesprek gaat. Bij een redelijk vermoeden van integriteitsschending wordt er een feitenonderzoek ingesteld om vast te stellen wat er is gebeurd. En als uit een onderzoek aandachtspunten naar voren komen over bijvoorbeeld kwetsbare processen, dan trekken we daar lessen uit.’

Mentaliteit en bewustwording

‘In Utrecht rapporteren we sinds 2018 aan de gemeenteraad hoeveel meldingen van vermeende integriteitsschendingen er zijn’, vervolgt Berend. ‘In het eerste jaar was dit aantal bijzonder laag, waarna het in de jaren daarna steeds iets is gestegen. Eigenlijk ben ik blij dat dit aantal is gestegen. Het is een indicatie dat onze investeringen in het thema hun vruchten afwerpen. Integriteit is - naast een kwestie van mentaliteit - ook een kwestie van bewustwording en handelen. De stijging geeft de indruk dat collega’s beter de weg weten te vinden en mogelijk sneller aan de bel trekken bij een vermoeden van een integriteitsschending. Met deze ontwikkeling acht ik de kans bovendien aanwezig dat het aantal daadwerkelijke integriteitsschendingen in de loop der jaren afneemt.’