Naar meer bewustwording bij identiteitsvaststelling

‘De circulaire is een beschrijving van alle informatie en opleidingen voor het vaststellen van iemands identiteit’, zegt Stephanie Moro, beleidsadviseur bij de directie Digitale Samenleving van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). ‘Bovendien is de circulaire een oproep aan gemeenten om meer aandacht te besteden aan identiteitsvaststelling, en dan vooral aan de kennis hierover bij de gemeentelijke medewerkers.’

Deugdelijke identiteitsvaststelling

Het vaststellen van iemands identiteit is een essentiële stap in de gemeentelijke dienstverlening aan burgers. Stephanie: ‘De wet eist een ‘deugdelijke identiteitsvaststelling’, maar geeft verder geen invulling aan het begrip ‘deugdelijk’. Al een paar jaar geleden ontvingen we signalen dat er behoefte was aan meer informatie, dat het kennisniveau bij diverse gemeenten te laag zou zijn en dat het nuttig zou zijn als het ministerie van BZK hierover iets van zich zou laten horen. Deze signalen ontvingen we onder meer van de Werkgroep Tegengaan Identiteitsfraude (WTI), de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB), de Koninklijke Marechaussee (KMar) en de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND).’

Poortwachtersfunctie

Bij een identiteitsvaststelling hebben gemeenten een poortwachtersfunctie. Rianne van de Ven, coördinator Klantcontactcentrum Burgers (KCB) bij de gemeente Valkenswaard: ‘Een medewerker van de afdeling Burgerzaken stelt als eerste de identiteit vast. Bijvoorbeeld van iemand uit het buitenland die zich bij de gemeente wil inschrijven. Bij de identiteitsvaststelling controleer je of het document waarmee iemand zich identificeert rechtsgeldig is, en of de persoon die zich wil inschrijven overeenkomt met de persoon die op dit document staat. Wordt de identiteit vastgesteld, dan wordt men ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP) en ontvangt men een burgerservicenummer (BSN).’

Erkenning

De registratie in de BRP is volgens Stephanie essentieel voor deelname aan het maatschappelijk verkeer in Nederland. ‘Het ontvangen van een BSN is dé erkenning door de overheid dat je bestaat en dat je rechten hebt en toegang tot allerlei voorzieningen. Daar moeten we dus heel zorgvuldig mee omgaan.’

Snelheid ten koste van zorgvuldigheid

Een goede identiteitsvaststelling is dus cruciaal. ‘Baliemedewerkers hebben dan ook de verantwoordelijkheid, durf, kennis en middelen nodig om vermoedelijke identiteitsfraude te signaleren en ernaar te handelen’, aldus Rianne. ‘Daarom vind ik het zo belangrijk dat zij daar voldoende tijd voor krijgen, zonder dat ze werkdruk ervaren. Om mij heen zie ik echter dat er steeds meer wordt gestuurd op snelheid, wat ten koste kan gaan van zorgvuldigheid. Daarmee wordt het belang van de circulaire onderstreept.’

Schrijfteam

Voor het opstellen van de circulaire werd een schrijfteam bijeengebracht. Stephanie: ‘Daarin waren diverse gemeenten vertegenwoordigd. De tekst van de circulaire hebben we afgestemd met verschillende partners, zoals de IND, de KMar en het Openbaar Ministerie. De contacten met dit soort organisaties zijn sowieso heel belangrijk. Want als gemeenten problemen hebben met identiteitsvaststelling en behoefte hebben aan specifieke kennis en ondersteuning, kunnen ze meestal daar terecht.’

Kleinere gemeenten versus grotere gemeenten

Als vervangend voorzitter van de WTI Oost-Brabant zat ook Rianne in het schrijfteam. ‘Het was fijn hierbij betrokken te zijn. Ik kom natuurlijk uit het werkveld en las dingen in de tekst waarover ik twijfelde. Zo werd in eerste instantie gesuggereerd dat de identiteitsvaststelling bij grotere gemeenten op orde was en bij kleinere gemeenten zorgelijk. Daar was ik het niet mee eens. Er zijn talloze kleinere gemeenten die hun zaken juist goed op orde hebben. En soms is het zelfs andersom, namelijk dat kleinere gemeenten het beter voor elkaar hebben dan grotere gemeenten. Als je zo’n circulaire schrijft, moet je dus oppassen voor generalisaties.’

‘Yes’-gevoel

Bij het schrijven van de circulaire was ook de KMar betrokken. Jan Maliepaard, plaatsvervangend hoofd van het Expertisecentrum Identiteitsfraude en Documenten: ‘Zoals Rianne al aangaf heeft de gemeente een poortwachtersfunctie bij de identiteitsvaststelling. Als dat niet goed gebeurt kan de KMar worden geconfronteerd met de gevolgen daarvan, zoals identiteitsfraude. Wij waren dan ook heel blij met dit initiatief en met de mogelijkheid om onze kennis hieraan toe te voegen. Samenwerken met andere partijen en informatie met elkaar delen om ons werk uiteindelijk beter te maken gaf mij echt een ‘yes’-gevoel.’

Opleiden

Het viel Jan vooral op dat het proces van identiteitsvaststelling niet bij alle gemeenten op dezelfde wijze verloopt. ‘De circulaire geeft veel duidelijkheid over de weg die gemeenten bij identiteitsvaststelling kunnen bewandelen, wat bijdraagt aan uniformiteit. Bovendien kan de KMar dit hele proces beïnvloeden door gemeenten te helpen met het opleiden van hun medewerkers, of door trainers van de NVVB te coachen. Zo houden we samen de benodigde kennis up-to-date. Verder kunnen gemeenten altijd bij de ID-desks van de KMar aankloppen voor vragen en hulp bij de beoordeling van documenten tot het verkrijgen van een juiste identiteit.’

Aanbevelingen

Rianne onderschrijft het belang van opleiding en training. ‘In Valkenswaard heb ik de circulaire vooral gebruikt in de richting van het college en het management om hen ervan te overtuigen hoe belangrijk het is te investeren in het kennisniveau van onze medewerkers.’ Om te voorkomen dat deze boodschap wegzakt is het volgens Rianne ook belangrijk die continu te herhalen. En ze heeft nog meer aanbevelingen voor andere gemeenten: ‘Zorg voor goede werkinstructies, zodat medewerkers precies weten wat ze moeten doen bij een vermoeden van identiteitsfraude. Onderhoud goede contacten met partners zoals de KMar. En, nogmaals, stuur op zorgvuldigheid en niet op snelheid.’

Kennis van vitaal belang

Stephanie besluit: ‘Gemeenten zijn inderdaad zelf verantwoordelijk voor de ontwikkeling, opleiding en training van hun personeel. Wat natuurlijk niet wegneemt dat het ministerie van BZK hierover een mening heeft. Wij vinden de kennis van de medewerkers van de afdelingen Burgerzaken over identiteitsvaststelling van vitaal belang. Daarom besteden we er in de circulaire veel aandacht aan.’